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Office必定是古板的房與房間隔?當然不。自從Facebook、Google等兩大矽谷龍頭實行開放式辦公室設計,不但令美國70%辦公室轉為種種形式的開放式辦公室,這股風潮更席捲全球,香港也越來越多公司仿效。

開放式, 職場, 辦公室, office

據合眾人事顧問有限公司總經理蘇偉忠觀察,這類新派辦公室的設計可以歸納為四大類:

開放辦公室 Open office

沒有封閉的會議室或老闆房,大家圍坐在一張大枱(俗稱豬肉枱),或者是桌與桌之間沒有間隔,全部一目了然。公司相信,減少了員工間座位的間隔,員工之間溝通無阻,更能擦出火花,發揮創意。

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「熱桌」辦公室

開放式辦公室的極致,就是所謂「熱桌」(Hot desking)。Hot desking其實就是共享辦公桌,員工沒有特定座位,大家輪流使用辦公桌,員工能夠自由地選擇自己座位。這種模式適合輪班制,或員工經常要出外工作的公司。

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開放式辧公室

整體概念仍以「共享」為出發點,但在共用辦公桌和某些公司資源之餘,也會為員工提供一定私人空間,例如個人書櫃或上鎖儲物櫃,供放置個人物品和重要文件,讓員工增加歸屬感及保護機密文件。

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吧台工作間

有些公司已經將部份辧公桌設計有如酒吧內的吧台,員工或站著,或坐在高椅上工作。讓員工在輪候熱桌時有個落腳點,或者完成少量工作便離開。

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新派辦公室,有辣有唔辣

新派辦公室追求打破空間距離、提高自由度和強化員工的交流,藉由人性化的溝通方式反轉舊有的工作模式。但這股新風是否一面倒的被讚好?

個人 vs 團隊

開放式辦公室的出現,主要是因為工作模式由個人轉變為team work,團隊工作需要員工間有更好的溝通和交流。對某些需要經常交流、溝通的行業例如廣告、推廣、IT,open office適合不過。不過,交流也要講質素,不少人發現員工增加交流的同時,內容卻是「吹水」居多,鮮有驚人創意。

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監察 vs 私隱

開放式辦公室設計開揚,沒有間隔、距離的辦公桌,上司就在近距離,容易監察員工。針無兩頭利,員工或會擔心上司或同事會互相監視,變相令同事之間產生不信任,影響合作。蘇偉忠說:「有公司反映這個安排令員工更專注工作,也發現員工減少在工作時間做私人事情。當然,也有人感到open office缺乏私隱,這類公司不會排在首選。」

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成本 vs 生產力

開放式/Hot desking的好處是辦公室變得流動多變,資源調配更靈活,例如公用會議桌變成個人辦公桌,不需要每一位員工安排桌椅,節省不少成本。公司省了錢,代價卻可能是員工生產力下降,請病假的風險上升。研究顯示,open office的生產力會降低15%,員工不僅很難集中注意力,患病的風險也會增加一倍!

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Jennifer         行業: 公關公司,工作一年

坐「豬肉枱」的最大好處是方便和同事溝通,不用約時間開會,看到合作的同事便可以隨時隨地討論。缺點便是噪音, 別人談天、開會、腦震盪甚至講私人電話,我都聽得一清二楚,讓我很難專心工作。我不能命令別人靜下來,最後我唯有全天候戴著耳機。

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Bonita                        行業: 保險公司,工作五年

我經常出外工作,hot desking對我其實沒有影響,有枱便可以坐低開工,可以令工作更有效率。不過,最大問題是我回到公司便代表一定有文件要處理,但同事見到我便會找我「交流」。後來我一回到office,不想交流的時候,便放一個「工作中,請勿干擾」的牌在枱面,同事才「醒水」,讓我安靜工作。

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Gigi                行業:出版社,工作半年

上司就是就坐在我的隔鄰,好處是容易溝通,有問題抬頭便可以一起討論,但是無遮無掩,對方完全看到我在做什麼,令我很不自在,總覺得有人在監視著我!後來,我將所有書和文件疊高,在我和他之間自製一個小間隔,雖然沒有實際效用,心理上舒服多了。我也減少和朋友、同事傾電話,有事便what’s app。