寫email是每位OL每天都要做的事,不過如何寫得高明又不是人人都懂。這次我們談談「暗寸」電郵,明明很憤怒、很不滿,基於禮貌不想撕破臉,但又想提點一下對方無做好份內事,怎麼寫?下列貼士是在twitter上找來的真人真事,不失為實用民間智慧,可以學習一下。

1.寫給大頭蝦⋯⋯
網友@DeeRene_曾在Twitter留言:「如果要反擊又不失專業,你愛用甚麼詞句?我的是per my last email⋯」

「per my last email」,措辭不慍不火,有當頭棒喝的作用,不過用來提醒下屬工作唔專心、做事「玩玩下」,或者工作夥伴「大頭蝦」就可,切勿對老闆寫「per my last email」。試想想,你跟失憶的老闆面對面,也不會硬梆梆對他說「上次明明跟你講過㗎喎⋯⋯」,不是嗎?

亦有人說,除了「per my last email」,不如直接附上前一封電郵,補充一句「correct me if I’m wrong but here you stated…」。即是先認低威,問對方「是我看錯或理解錯了嗎」?等對方一看之下恍然大悟:原來錯的是自己!這一招曲線達到目的確實較高明,算是留返幾分面子給對方,避免你一出招「per my last email」,對方即刻老羞成怒。

2.合作夥伴不合作的時候⋯⋯

有網友表示,如果同事表現不合作,甚或懵懵下,連目標或合格線都不清楚,錯漏百出的時候,有三個好用phrase推介,分別是:
- just so we’re on the same page
- please let me know if I misunderstood
- for clarity, I’ll reiterate
三者都是用來重伸一次你表達過的要點,即係話你是認真的,別以為咁樣可以過關,還是乖乖將事情辦妥吧。

3.寫給不覆電郵

網友Sarah Crumrine認為,「not sure if my email made it to you as I haven’t heard back 」,簡直是暗寸對方不回覆的最佳用語。
先來一招示好,槍口指向外,不是你的錯,也不是我的錯,是電腦的錯、system的錯、命運的錯,怎麼電郵會沒去到你手上?哎呀,我還沒收到你的回覆。沒有一個催促的字眼,卻其實是在催對方「請盡快回我吧」!

4.明知對方不大合作⋯⋯
人家都未行動,又未到死線,你又怎可小看對方不會做好?於理不合吧。但你心裡明明知道,八九不離十,與這傢伙合作沒有好結果。怎麼辦?惟有「先禮後兵」:「Thank you in advance for your cooperation」,告訴對方你有所期待,希望對方警惕,不要掉以輕心了。

結論

電郵職場上與同事、上司、下屬及客戶溝通的方法之一,要寫出有「特別用意」的電郵,要留意對方身份,然後採用適當的措辭,適度地表達自己的感受。Emoji是有助溝通的符號,但萬不應該在電郵上出現,遇上善於寫email暗諷人的同事,收到他們的電郵後理應細嚼消化,避免被炮轟也懵然不知。