【職場生存】仲寫Sorry?7招教你寫現代專業電郵

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職場生存系列,各位打工兒女日常生活中要連繫老闆、同事、客戶的關係,不免要運用到電郵、即時通訊等方式。因此,不想一封電郵便露出馬腳,甚至得罪人多,識字,尤其學識電郵文字,還是相當重要的。

【職場生存】仲寫Sorry?7招教你寫現代專業電郵

4大忌用「字眼」:

Sorry

Sorry除了致歉之外,亦有遺憾的意思,當犯的錯並不嚴重,例如在地鐵上踩到他人的腳時,使用Sorry沒有問題,但職場上做錯事,用apologize就比較正式和有誠意。例句:We apologize for any inconvenience caused.

【職場生存】仲寫Sorry?7招教你寫現代專業電郵

Never

職場上,無論閣下幾生氣,都不要用一些過於情緒化的字眼,例如Never就是一個忌用字眼,舉例說,與其用I have never received that report,倒不如正面地寫:It is very important that I receive the report on time.

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Attached please find...

以前人們依賴紙本信件溝通,想指「隨件附上」就會寫「Enclosed please find...」。所以進入email時代不少人就改用Attached please find,不過這種寫法十分累贅,亦根本沒有東西要「find」,所以不如簡簡單單的把Attached please find the following receipt,改成Attached is the receipt。

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Please be advised...

Please be advised...(我們要通知你⋯⋯)這種說法太官方了,像銀行寄信告訴你貸款到期,讓人有直接刪掉信件的衝動。因此記着不要寫Please be advised that the check is overdue,直接用The check is overdue便好了。

【職場生存】仲寫Sorry?7招教你寫現代專業電郵

3個宜用方案:

實用結語

次次電郵結尾都Best Regards(致上最高的問候)太沉悶,其實大家的選擇還有很多:例如Kind regards(致上親切的問候)、Warm regards(致上溫暖的問候)又或是Cordially,這是heartily誠心的意思,是很正式的商業書信用法,跟Regards比起來,更有距離感,比較不適用於朋友間。又例如Yours Sincerely,是有誠心、誠摯的意思。

【職場生存】仲寫Sorry?7招教你寫現代專業電郵

善用如果(If)

想請別人幫你做事,可以說「Could you please...」或是「Would you please...」不過職場上有求於人時不妨再禮貌、婉轉一點,說「I would be grateful if you could...」或是 「I would appreciate(it) if you could...」聽起來是不是舒服很多呢?

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還原基本步

雖說有求於人時不妨寫長一點以示誠懇,不過整體商用電郵近年有化繁為簡的趨勢,所以用字上還是越簡潔越得宜,例如:宜寫by不宜寫by means of;宜寫so不用寫so as to ;不要寫in the event that,寫if就可以了;與其寫at the present time ,不如寫 now。

【職場生存】仲寫Sorry?7招教你寫現代專業電郵

Whatsapp禮儀學堂

打工兒女,在Net年代,已經不能避免在工作上使用Whatsapp了,因此Whatsapp禮儀一定要懂。

‧在金融機構人力資源部工作的Hazel提提大家:「雖然Whatsapp方便快捷,但如商務午宴邀請函等,應當使用電郵發放才恰當;假如已發了正式函件,到商務午宴將至時,Whatsapp可作為補充,溫馨提示對方。」

‧軟體公司老闆Raymond就話:「Whatsapp要精簡,別長篇大論;最重要易明,可以有效地使用符號與emoji。」

‧保險經理Karina則說:「Whatsapp想精簡,不免會有一些縮寫,其實跟老闆甚至客戶溝通用縮寫問題不大,但最好只用在一些比較大家易明的字眼上,例如U(you)、ASAP(as soon as possible),否則對方可能看到一頭霧水。」